İş Yerinde Verimliliğinizi Artırmanın 5 Yolu

Günümüzün tempolu iş dünyasında, başarılı bir çalışan olmak sadece işe gelip otomatik pilotta işinizi yapmaktan ibaret değildir. Kariyerinizde gerçekten başarılı olmak istiyorsanız iyi düşünülmüş bir plana ve daha fazlasını yapmanın etkili bir yoluna ihtiyacınız var. İş yerindeki üretkenliğiniz, profesyonel yolculuğunuzda ne kadar ileri gidebileceğinizin ve ne kadar hızlı ilerleyebileceğinizin anahtarıdır. 

Öncelikle, kariyerinizde yüksek üretkenliğe ulaşmanın evrensel bir formülü olmadığını anlamak çok önemlidir. Bu, sizin için en iyi olanı keşfetmek için zaman ve sabır gerektiren bir süreçtir. İster performans ölçümlerine, ister kendi kendinizi motive etmeye veya sağlığınızı korumaya odaklanıyor olun, üretkenliğinizi artırmanın bir dizi yöntemi vardır. Doğru zihniyeti geliştirerek ve uygun araçları kullanarak yalnızca hedeflerinize ulaşmakla kalmaz, zorlukları daha etkili bir şekilde aşabilir ve aynı zamanda iş performansınızı da önemli ölçüde yükseltebilirsiniz.

Bu makalede, iş yerinde potansiyelinizi tümüyle ortaya çıkarmanıza yardımcı olacak bazı değerli ipuçlarını ve stratejileri inceleyeceğiz. İster becerilerini gözden geçirmek isteyen deneyimli bir profesyonel, ister kariyer yolunu arayan genç bir çalışan olun, umuyoruz ki bu bilgiler iş hayatınızda daha verimli olmanıza yardımcı olacaktır.

Ayrıca okuyun: Yeni Bir İş Ararken Stresi Azaltmak için 5 İpucu

1.Üç Kuralı ve Eisenhower Matrisi

Bu yöntem, görevleri üç gruba ayırmayı içerir: üç acil görev (en yüksek öncelikler), üç günlük hedef ve üç “yörüngesel” görev. Bu yöntemi uygulayarak  işinizi kolaylaştırabilir ve bunaltıcı bir yapılacaklar listesi ile boğuşmaktan kurtulabilirsiniz. 

Örneğin, bir çalışanın günlük rutini üç acil görevle başlayabilir: bir müşteri teklifini sonuçlandırmak, acil bir soruyu ele almak ve önemli bir toplantıya hazırlanmak. Bunlar günün en önemli öncelikleri olacaktır. Ardından, bir projenin kilometre taşını tamamlamak, bir ilerleme raporu hazırlamak ve bir departman incelemesi yapmak gibi üç günlük hedef belirlenebilir. Son olarak da, çalışma alanlarını düzenlemek ve proje fikirleri üzerinde beyin fırtınası yapmak gibi genel verimliliğe katkıda bulunan üç yörünge görevi belirlerlenebilir. 

Görev önceliklendirmesi zorlaştığında, 1900’lerden kalma değerli bir araç olan Eisenhower Matrisini düşünün. Bu yöntem, görevlerin aciliyetini vurgulayarak uzun vadeli önceliklerin belirlenmesine yardımcı olur. Matris, en önemli öncelikleri belirlemek, delege etmek ve ortadan kaldırmak için görevleri kategorize etmenize olanak tanır. 

Aşağıda matrisin bir görselleştirmesi yer almaktadır:

2. Dijital temizlik

Çevrimiçi faaliyetlerinizin dijital temizliği, iş verimliliğinizi artırmada ve düşünce netliğinizi geliştirmede çok önemli bir rol oynar. Tıpkı fiziksel alanınızı toparlamanın eşyaları bulmanızı kolaylaştırması gibi, dijital temizlik de çevrimiçi yaşamınızı basitleştirerek daha etkili bir şekilde konsantre olmanızı sağlar ve bunalmışlık hissini azaltır.

Telefonunuzu gözden uzak tutmak gibi basit eylemler önemli ölçüde yardımcı olabilir. Bu uygulamalara ek olarak, aşağıda sıralanan bazı pratik alışkanlıklar da dijital temizliğe katkıda bulunur:

• Verimli e-posta yönetimi, iyi yapılandırılmış bir dosyalama sistemi ve yalnızca işle ilgili e-posta aboneliklerine sahip olmak çok önemlidir. E-posta yönetimi konusunda “Hey.com” gibi araçlar kullanıcılarına bu konuda yeni bir bakış açısı sunuyor. 
• Alakasız toplantıları ve etkinlikleri yeniden planlayarak veya kaldırarak iş takviminizi düzenli olarak güncellemek ve sürdürmek de bir diğer etkili yöntemdir. 
• Mesai saatleri içinde gerekli olmayan web sitelerini ve uygulamaları engellemeyi içeren dikkat dağıtıcı kontrollerin yanı sıra bir reklam engelleyici (https://adblockplus.org/ ) kullanmak hayati adımlardır.
• Ayrıca, “İndirilenler” klasörünü düzenlemek, çöp kutusunu boşaltmak gibi dijital çalışma alanını güncellemeniz ve işle ilgili e-postalara yanıt vermek için belli saatleri belirleyerek net iletişim sınırları tanımlamanız, dijital çağda genel refahınıza katkıda bulunur.

3. Sağlıklı alışkanlıklara öncelik verin ve işvereninizin sağladığı sağlıklı yaşama dair yan haklardan  yararlanın

Üretkenlik yalnızca iş günü boyunca yaptıklarınızla tanımlanmakla kalmaz, iş dışındaki faaliyetleriniz de bunda önemli bir rol oynar. Sağlıklı alışkanlıkları sürdürmek zor gibi görünebilir, ancak küçük değişiklikler bile enerji düzeyiniz, odaklanmanız ve genel ruh haliniz üzerinde derin bir etkiye sebep olacaktır.

Sabah kahvenizden önce bir bardak su içmek, ayağa kalkmak ve esnemek için saatlik zamanlayıcılar ayarlamak veya fazladan yarım saatlik bir uyku için yatma saatinizi ayarlamak gibi basit alışkanlıkları hayatınıza dahil etmeyi düşünün. Ayrıca, araştırmalar düzenli olarak mola vermenin de üretkenliği artırabileceğini gösteriyor. Kendini işine kaptıranlar için, her 25 dakikalık çalışmadan sonra beş dakikalık bir mola vermenizi sağlayan Pomodoro Tekniği gibi teknikler son derece faydalı olabilir. 

Şirketiniz tarafından sağlanan sağlıklı yaşam programlarının faydalarına dikkat edin. Bu programlar hem fiziksel hem de zihinsel sağlığı kapsar ve üretkenlik üzerinde olumlu etkileri vardır. Örnek olarak, Bulgaristan’da, Sırbistan’da veya Türkiye’de, en iyi işverenler artık çalışanlara esnek yan haklar sağlayan, daha sağlıklı bir iş-yaşam dengesini teşvik eden ve nihayetinde üretkenliği artıran Re:benefit gibi platformlara erişim sunmaktadır.

Daha fazlasını okuyun: İşverenler, Temmuz-Eylül 2023 döneminde esnek yan haklara ayırdıkları bütçeyi %20 artırdı

Re:benefit ile yan hak paketlerinizi benzersiz ihtiyaçlarınıza göre kişiselleştirme özgürlüğüne sahipsiniz. İster sağlık ve fitness programlarına erişmek, ister eğitim fırsatlarını değerlendirmek veya zihinsel sağlığınız için destek arıyor olun, bu platformun sağladığı esneklik, stresi azaltırken iş ve yaşam arasında daha sağlıklı bir denge kurmanızı sağlar. Fiziksel ve zihinsel sağlığınızı besleyecek kaynaklara ve desteğe sahip olmanız, işinize olan bağlılığınızın, odaklanmanızın ve enerjinizin artması anlamına gelir.

4. Çalışma alanınızı geliştirin

Düzenli ve iyi organize edilmiş bir çalışma alanına sahip olmak, özellikle evden çalışıyorsanız, üretken kalmak için büyük bir yardımcıdır. İster evde ister ofiste olsun, temiz bir çalışma alanı dikkat dağıtıcı unsurları azaltabilir ve odaklanmanıza yardımcı olabilir. Masanızdaki kalemler, kağıtlar ve diğer eşyaların dağınıklığını ortadan kaldırdığınızda, çalışmak için uygun bir ortam yaratırsınız. Ayrıca, çalışma alanınızı doğal ışık alabileceğiniz bir pencerenin yakınına yerleştirmek sadece ruh halinizi iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda daha iyi çalışmanızı sağlar. Daha düzenli olmak için masanızın üstündeki alanı elle yazılmış yapılacaklar listeleri ve panolar için kullanabilirsiniz. Ayrıca, vücudunuzun iyi hissetmesine yardımcı olmak için rahat bir sandalye, minder veya bilek desteği gibi bazı ergonomik masa aksesuarları edinin. Horticultural Research Institute tarafından yapılan bir araştırmaya göre, çalışma alanınıza bir bitki eklemek de daha hızlı düşünmenize yardımcı olabilir.Bu fiziksel değişikliklerin yanı sıra, dijital çalışma alanınızı daha düzenli hale getirmek için Dashlane ve 1Password gibi şifre yöneticileri, şablonlar ve merkezi proje yönetim platformları gibi araçları da kullanabilirsiniz.

5. Dikkat Dağınıklığı Kontrolü

Üretkenliği sürdürmek için dikkat dağıtıcı unsurlarla mücadele etmek çok önemlidir. Bu kesintiler iki şekilde ortaya çıkabilir: kendi kendine dayatılan ve çevresel olarak dayatılan dikkat dağıtıcılar. İlk kategori, cihazlarımızda sürekli olarak beliren bildirimler gibi üzerinde kontrol sahibi olduğumuz dikkat dağıtıcı unsurları içerir. İkinci kategori ise iş arkadaşlarımızın çalışma alanımıza uğraması gibi yönetilmesi daha zor olan kesintilerdir. Sorunlu olan sadece dikkat dağınıklığının kendisi değil; araştırmaların da ortaya koyduğu gibi, odağı yeniden kazanmak için gereken zaman ve çabadır ki bu durum genellikle 23 dakikaya kadar sürebiliyor. Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak zor olsa da, bunları azaltmanın etkili yolları vardır.

Yöntemlerden biri, e-posta sekmenizi kapatmak veya müsait olmadığınızı bildirmek için bir otomatik yanıtlayıcı ayarlamaktır. Ayrıca telefonunuzu ve anlık mesajlaşma uygulamalarınızı “rahatsız etmeyin” moduna geçirebilirsiniz. Çevrimiçi dikkat dağıtıcı unsurlar için, StayFocusd gibi bir tarayıcı engelleyici kullanmayı düşünebilirsiniz; bu, çalışma saatleri içinde zaman kaybettiren web sitelerine erişmenizi engeller. Bunların yanı sıra çevresel dikkat dağıtıcı unsurlardan korunmak için kulaklık kullanımı çevredeki gürültüyü engellemenize yardımcı olabilir. Bu stratejiler uygulandığında, çalışma ortamınızın kontrolünü yeniden ele geçirmenize ve dikkat dağıtıcı unsurların üretkenliğiniz üzerindeki etkisini en aza indirmenize yardımcı olabilir.Sonuç olarak, bu ipuçlarını takip ederek iş yerindeki verimliliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz. Bununla birlikte, refahınıza ve bağlılığınıza değer veren bir kuruluşun parçası olmak da aynı derecede önemlidir. Harvard Business Review tarafından yapılan çalışma gibi bazı araştırmalar, verimlilik ile çalışanların aldıkları takdir ve motivasyon düzeyi arasındaki doğrudan bağlantının altını çizmektedir. Çalışanlar, çabalarının takdir edildiğini ve kendilerine değer verildiğini hissettiklerinde daha fazla çalışma ve daha fazla odaklanma eğilimindedirler. Ekibinizden ne kadar çok dikkat ve ilgi görebilirseniz, üretkenliği artırma ve kolektif başarı elde etme şansınız o kadar artar.